A minõségirányítási tevékenység dokumentációs rendszere

• Az írásos utasításokkal a folyamat szereplõinek beavatkozásai kiszámíthatóbbakká, elvárhatóvá és elõreláthatóvá válnak. A minõségirányítási rendszerek számára tehát a tevékenységek dokumentálásával szembeni követelmények:
• A szabványosítás (a rendszeren belüli egységesség)
• Az áttekinthetõség, átjárhatóság megteremtése logikus felépítéssel és hivatkozási rendszerrel, valamint
• A dokumentáció támogassa a szabályozás végrehajtását, felülvizsgálatát és ellenõrzését.

Végrehajthatósági, teljességi és hatékonysági szempontok

Mindemellett felvetõdnek végrehajthatósági, teljességi és hatékonysági szempontok is. Az írásba foglalt folyamatok úgy alkotnak rendszert, hogy a szervezet keretében folyó tevékenységek, folyamatok komplexitása függvényében a dokumentumokat a szervezet belsõ hierarchiájának megfeleltethetõ fokozatokhoz rendeli. A dokumentumok vertikális tagozódását egy dokumentációs piramisként jeleníthetjük meg.

Hierarchia

A hierarchia – piramis – egyre magasabb szintjén lévõ dokumentumok egyre átfogóbb tevékenységköröket, folyamatokat szabályoznak.

A dokumentációs rendszer egy lehetséges rendszere:

 

A dokumentumokLétrehozása Helye Célja

A fentiekben felsorolt dokumentációs szintek mindegyikére a kisebb vállalatoknál nincs szükség. A minõségpolitikára és minõségirányítási kézikönyvre minden az ISO 9001:2000 szerint kiépült rendszerben szükség van. A további szintek közül pedig azokra van szükség, amelyekkel a menedzsmentszabályozás gyakorlati kivitelezését hatékonyan meg lehet valósítani. A dokumentációs rendszer ugyanakkor vertikális kapcsolatban van a folyamatok szakszerû támogatását nyújtó egyéb dokumentumokkal, ha vannak ilyenek. Gyakran nem is cél megváltoztatni ezeket (gyártmány és gyártási elõírások, vizsgálati és beszerzési feljegyzések, gazdasági és szervezeti szabályzatok stb.).

Kétféle dokumentációtípust különböztethetünk meg:

• Rendszerdokumentumok (leíró dokumentumok) és
• Minõségügyi feljegyzések (tényrögzítõ dokumentumok)

1. Rendszerdokumentumok a mûködésmód leírására vonatkozó szabályozások, míg a minõségügyi feljegyzések a mûködés során keletkezõ adatok, információ rögzítésére és továbbítására szolgáló bizonylatok, feljegyzések, jegyzõkönyvek.

• Dokumentum/szint 
• Cél Alkalmazás
• Stiláris elvárások
• Kézikönyv

A koncepció Minõséggel kapcsolatos célok leírása, felelõsségek kiosztása, a szervezet bemutatása

1. Külsõ használatra: marketingeszköz
2. Belsõ használatra: irányítási eszköz Tömörség, áttekinthetõség, strukturáltság, általánosítás
3. Eljárások

A folyamat 

A tevékenység közös jegyeinek leírása, beavatkozási pontok Általában csak belsõ használatra, know-how, a részismeretek rendszerezett füzére Folyamat-centrikus, tömör, kevésbé általános

A munka- és vizsgálati (végrehajtási) utasítások

A tevékenység 

A munka és vizsgálati mûveletek részletes leírása Belsõ használatra: a megvalósítás közvetlen szabályozására
Külsõ használatra: igazolásként, minõségpartnerség A használó szintjéhez igazodó, értékteremtésre motiváló

A dokumentumok hierarchikus rendszere a dokumentumok egymásra épülését jelenti, amely tartalmilag segít elkerülni a rendszer leírásának redundanciáit úgy, hogy lehetõvé teszi a dokumentumok egymásra hivatkozását.

 

1. A dokumentumok
   Létrehozása Helye Célja
2. Rendszertervezés
3. Minõségpolitika
4. A minõségi célok megfogalmazása
5. Rendszerépítés  
6. Minõségirányítási kézikönyv 
7. A szervezet felépítésének és feladatainak megvilágítása
8. Minõségirányítási eljárás 
9. A folyamatok logikájának bemutatása
   Bevezetés
10. Munka- és vizsgálati (végrehajtási) utasítások A konkrét tevékenység leírása
11. Mûködtetés Termék- és gyártáskövetési dokumentumok, minõségügyi feljegyzések, mérési jegyzõkönyvek stb. Igazolás

Forrás: