A legtöbb új felhasználó a szabvány követelményeinek saját folyamataiba való beépítése után rövid időn belül érezhető és mérhető előnyökhöz jut. Ezek a kezdeti előnyök általában a szervezeten belüli működés javításának és a jobb belső kommunikációnak köszönhetőek. Ezeket az előnyöket hatékony belső auditálással és a rendszer teljesítményének vezetőségi átvizsgálásával kell tovább erősíteni.
Mint minden rendszer, ez sem marad hosszú ideig statikus állapotban. A minőséget nem a termék előállítása végén kell tesztelni és ellenőrizni, hiszen a minőség a termék-életciklus minden pontján jelen van, így mindenki számára feladatot jelent. A minőség ellenőrzése és felülvizsgálata a folyamatos változások miatt minden életpályaszakaszban kötelező és elkerülhetetlen.
Már több százezer szervezet vezetett be és működtet sikeresen minőségmenedzsment rendszereket szerte a világban, és sok százezerre tehető azon vállalatok száma is, akik közvetlenül a bevezetés előtt állnak. Az egyik legfőbb probléma az, hogy a szervezet menedzsmentje sokszor nem a megfelelő magatartást tanúsítja a minőségügyi rendszer bevezetése során, mivel csupán specifikus igényeket tart szem előtt: a termékek pozicionálásának, a versenyképesség javításának, ill. a vevői követelmények teljesítésének eszközeként tartja számon. Számos szervezet azért alkalmazza a minőségügyi rendszert, hogy legyen egy tanúsítványa, egy papírja, és nem azért, hogy a termelési hatékonyságát javítsa.
A minőségmenedzsment rendszer bevezetésének lehetnek magasabb szintű, összetettebb okai is, ilyenek például:
Szerződéses kötelezettségek figyelembevétele
A szállítók feladata a vevői igények kielégítése. A minőségmenedzsment rendszer megléte rákényszeríti a szervezeteket ennek az elsődleges célkitűzésnek a teljesítésére ill. biztosítja minden olyan szerződésbeli pont tisztázását, amely nem eléggé vagy nem megfelelően megfogalmazott.
Termék felelősség
1985 óta létezik az Európai Uniónak egy olyan irányelve, amely a vállalkozás legfelső vezetőjét bünteti, ha a szervezete által előállított hibás termék használata során a vevőnek bármiféle kárt okoz. A minőségmenedzsment rendszer - ennek megelőzéseképpen – a folyamatokat úgy fogja össze, hogy a termékminőség biztosítása a termék tervezésétől a gyártásán át a felhasználásig folyamatos (az eladás utáni szolgáltatásokban is).
Jövedelmezőség
A minőségmenedzsment rendszer bevezetését befektetésként és nem költségként kell értékelni! A nem megfelelő minőségből eredő költségek egyértelműen magasabbak, mint a minőségmenedzsment rendszer bevezetésével kapcsolatos ráfordítások. Az alacsony/nem megfelelő minőség több, mint 10%-át adhatja a projekt költségeinek.
Image és verseny
A tanúsított minőségmenedzsment rendszer megléte javítja a szervezet piaci megítélését.
A know-how védelme
A minőségmenedzsment rendszer dokumentációja, amely tartalmazza mind a műszaki folyamatokat, mind az adatok szisztematikus gyűjtését, konzisztens és objektív módon teszi lehetővé a szervezet know-how-jának belső felhasználását és terjesztését, függetlenül a szervezeti tagok cserélődésétől ill. az új alkalmazottak bekerülésétől.
A rendszer és a termék/szolgáltatás tanúsítása
A nemzetközi szabványnak megfelelően bevezetett minőségmenedzsment rendszer tanúsítása is nemzetközileg elismert megfelelést jelent. Egy tanúsított minőségmenedzsment rendszer megkönnyíti a termék (kötelező vagy önkéntes) tanúsítását, mivel akkor már ismert a szervezet a Tanúsító Testület előtt. Ez kevesebb tesztelést és ellenőrzést von maga után, és ebből következően csökkenti a vállalkozás költségeit és egyéb ráfordításait.
Mérés és fejlesztés
A minőségmenedzsment rendszer a vevői igények kielégítése érdekében megköveteli a szervezettől a meghatározott időközönként a szervezet és erőforrások hatékony felhasználásának áttekintését. A célok fejlesztése érdekében ajánlatos mérni a rendszer belső, működési hatásosságát és hatékonyságát, mind belső-, mind pedig külső versenytárssal történő összehasonlítással.
Sikeres vállalkozás és társadalmi előnyök
A minőségmenedzsment rendszer bevezetése fokozza a vállalkozással és annak termékeivel kapcsolatos sikerességi elvárásokat. Egy sikeres vállalkozás olyan erőforrásokat „termel”, amelyek újból befektethetőek. Ebből kifolyólag a minőségmenedzsment rendszer növeli egy vállalkozás túlélési esélyeit, biztosítva a munkaerő-állományának folyamatos foglalkoztatását.
