Termék vagy esemény népszerűsítése érdekében a sajtótájékoztatók rendkívül hatékony eszközök lehetnek. Azonban fontos, hogy jól szervezettek és hatékonyak legyenek, hogy a média figyelmét felkeltsék és eredményesen kommunikálják az üzenetet. Ebben a cikkben öt tippet szeretnénk megosztani a sajtótájékoztatók sikeres szervezéséhez.
A sajtótájékoztató szervezése előtt határozzuk meg az üzenetet!
Mielőtt sajtótájékoztatót szervezünk, fontos, hogy világosan meghatározzuk, milyen üzenetet szeretnénk átadni. Az üzenetnek rövidnek, tömörnek és pontosnak kell lennie. Koncentráljunk azokra az információkra, amelyek a legfontosabbak az esemény vagy a termék megértéséhez. Mindenféle szervezési munkálat előtt ki kell találnunk ezt az üzenetet, ugyanis minden mást, - a helyszínt, az időpontot, a témát, a berendezést, a dekorációt, a meghívott feleket, a kommunikációs csatornákat, az esetleges programokat – ennek a fényében kell majd megtervezni.
A sajtótájékoztató szervezésének első lépése a helyszín és időpont választása
A sajtótájékoztató szervezése kapcsán, annak üzenetének megalkotása mondhatni a nulladik lépés, és ennek fényében pedig a kéz a kézben járó helyszín és időpont választása lehet az első, ami nagyon meghatározó, lerakja az alapokat. Válasszunk olyan helyszínt, amely megfelelően tükrözi az esemény jellegét és célját. Az időpontot úgy válasszuk meg, hogy a média képviselői könnyen elérhessék az eseményt, és ne ütközzön más fontos eseményekkel. Fontos, hogy időben tervezzük meg az eseményt, hogy a sajtómunkásoknak legyen elegendő idő felkészülni és részt venni rajta.
A helyszínhez máris van egy szuper tippünk: Az RV Event rendezvényszervezéssel foglalkozó csapatának több különböző stílusú rendezvényhelyszíne is van, amik között te is megtalálod majd a megfelelőt. Többek között a Balaton mellett, és Kaposváron vannak az üzleti rendezvényhelyszínek, amiket azért ajánlunk annyira nagyon, mert nemcsak helyszínt biztosítanak, hanem a megfelelő cateringről, elrendezésről, díszítésről is gondoskodnak. Egyénre szabható megoldásokat keresel? Íme a válasz: rendezvényhelyszín Kaposvár!
A sajtótájékoztató szervezésének fontos része a releváns médiaképviselők meghívása
Az eseményünk sikerét nagyban befolyásolja, hogy milyen média képviselőket hívunk meg. Készítsünk listát a releváns újságírókról, szerkesztőkről, bloggerekről és más sajtószemélyiségekről, akiknek az érdeklődési köre illeszkedik az eseményünk témájához. Küldjünk meghívókat időben, és biztosítsuk számukra a szükséges információkat, hogy felkészülhessenek.
A sajtótájékoztató szervezésének kihívást jelentő része a sajtóanyagok elkészítése
Készítsünk szakszerűen összeállított sajtóanyagokat, amelyek tartalmazzák az összes fontos információt az eseményről vagy termékről. Ezek tartalmazhatnak sajtóközleményeket, háttérinformációkat, képeket és más releváns anyagokat. Küldjük el ezeket a sajtómunkásoknak az esemény előtt, hogy időben felkészülhessenek.
A sajtótájékoztató szervezésének kihagyhatatlan része a felkészülés magára az eseményre!
Fontos, hogy alaposan felkészüljünk a sajtótájékoztatóra. Gyakoroljuk az előadást és válaszoljunk előre a várható kérdésekre. Gondoskodjunk arról, hogy rendelkezésre álljanak a szükséges technikai eszközök és az internetkapcsolat. Készítsünk egy vázlatot vagy ütemtervet az esemény menetéről, hogy strukturáltan tudjunk beszélni és időben be tudjuk tartani a tervezett időkeretet.
